2026-01-31 23:55:00
— KSeF nie był mi całkiem obcy. Na początku stycznia pierwszy raz zajrzałem do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Nie wystawiałem jednak wtedy żadnych dokumentów, sprawdziłem tylko logowanie, tworzenie certyfikatów i nadawanie uprawnień — mówi pan Marek, mikroprzedsiębiorca.
Dopiero dziś po raz pierwszy wystawił pełnoprawną fakturę. Co go zaskoczyło?
— Kiedy poprosiliście mnie o pomoc, pomyślałem: nie będę czekać do północy. Byłem przekonany, że Ministerstwo Finansów uruchomi system wcześniej, żeby dało się go spokojnie przetestować. Tymczasem w sobotę aż do północy na stronie KSeF wciąż wyświetlał się komunikat “przerwa techniczna” — opowiada pan Marek. Na stronie aplikacji podatnika pojawiał się komunikat o systemie w budowie. Po północy aplikacja podatnika jednak ruszyła.
Czytaj też: Rusza rewolucja, czyli KSeF. Chcesz być gotowy? Przeczytaj
Aplikacja Podatnika KSeF
|
mf.gov.pl
Na portalu informacyjnym o KSeF pojawił się zaś buton z odesłaniem do strony logowania.
Zaloguj się do KSeF
|
mf.gov.pl
Logowanie. Tu problemów nie było
Aby się zalogować do KSeF, trzeba się uwierzytelnić. Do wyboru są dwie możliwości: certyfikat kwalifikowany (płatny podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna) oraz profil zaufany (bezpłatna).
Pan Marek zalogował się do KSeF za pomocą profilu zaufanego i bankowości elektronicznej.
— Korzystam z e-administracji dość często, więc tu nie było żadnych problemów — relacjonuje.
Aby wejść do systemu, trzeba podać NIP firmy i potwierdzić tożsamość. Po uwierzytelnieniu się przez PZ i sms, pan Marek trafił na główny ekran KSeF.
Po lewej stronie widać pionowe menu, w którym na pierwszym miejscu znajdują się Faktury, a niżej — Historia sesji, Uprawnienia, Tokeny i Certyfikaty.
Centralna część strony prezentuje opis działania Krajowego Systemu e‑Faktur — przypomnienie, że służy on do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. To z tego miejsca użytkownik zaczyna całą ścieżkę wystawiania faktury.
Zobacz też: KSeF rusza 1 lutego. Zobacz, co musisz o nim wiedzieć
Strona główna KSeF
|
mf.gov.pl
Wystawienie faktury. Dużo opcji do wyboru
Gdy pan Marek przeszedł do zakładki Faktury, to zdziwiła go liczba dostępnych opcji.
Do tej pory pan Marek korzystał z komercyjnego programu do fakturowania. Tam wszystko było proste: system sam nadawał numer faktury, datę, termin płatności był do wyboru w dniach, kontrahenta brało się z zapisanej listy, a przedsiębiorca wpisywał tylko nazwę usługi i kwotę.
W KSeF wygląda to inaczej. Już na początku trzeba wskazać jeden z czterech typów faktury: podstawową, zaliczkową, rozliczeniową lub korygującą.
— Tu akurat decyzja była oczywista: faktura podstawowa — mówi pan Marek.
Zobacz też: Będziesz mógł odliczyć VAT z faktury spoza KSeF? Zobacz
Wystawianie faktury
|
mf.gov.pl
Formularz skrócony czy rozszerzony
Kolejny krok okazał się mniej intuicyjny. System wymaga wyboru między formularzem skróconym a rozszerzonym.
— Wybrałem skrócony, ale kompletnie w ciemno. Nie mam pojęcia, czym one się różnią — przyznaje.
Formularz skrócony ukrywa wiele zaawansowanych pól dostępnych w formularzu rozszerzonym, np. adnotacje, numery WZ, dane transportu. Takiej informacji, wyjaśnienia jednak brak .
— Potem musiałem wpisać numer faktury. Na początku wpisałem 1, bo to pierwsza faktura w lutym. Potem jednak pomyślałem, że przecież to pierwsza faktura z wielu i nadałem numer zgodnie z systemem, który stosuję, czyli 00001/02/2026 — opowiada pan Marek.
Warto wiedzieć, że numer faktury nadany przez sprzedawcę różni się od unikalnego identyfikatora faktury w KSeF — ten system generuje automatycznie dopiero po poprawnym wysłaniu dokumentu.
Potem pan Marek musiał wybrać datę wystawienia, ale zastanowił go dopisek “z zastrzeżeniem art. 106na ustawy o VAT”.
— Nie znałem tego przepisu, więc sprawdziłem w internecie. Okazuje się, że oznacza to po prostu, że faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF. I to mnie zaskoczyło, bo komunikat w systemie był bardzo mało precyzyjny — opisuje.
Kolejny krok w procesie wystawiania, to wybór daty albo okresu, którego dotyczy faktura.
— I znów zdziwienie. Wybrałem fakturę podstawową, więc spodziewałem się, że zobaczę tylko opcje, które jej dotyczą. A jednak system pokazał ich więcej — relacjonuje.
Tu chodzi o to, że “Okres, którego dotyczy faktura” wymaga podania daty początkowej i końcowej. Pominięcie jednej z nich zablokuje przejście do kolejnego ekranu.
Dalej przyszła pora na wybór waluty. I dopiero po około 15 minutach pan Marek dotarł do rubryki: “nazwa towaru lub usługi”.
— Na szczęście VAT system obliczył sam — dodaje.
Szybko jednak pojawiły się kolejne problemy. System zapytał o “informacje dodatkowe na fakturze”.
— A ja w ogóle nie wiem, co tam powinienem wpisać, więc najpierw chwilę szukałem informacji, ale potem to pominąłem — mówi.
Termin i forma płatności
Następnie przeszedł do sekcji płatności — i tutaj również czekała go niespodzianka.
— Ja zwykle wpisuję po prostu termin płatności. Tymczasem w KSeF to był osobny, opcjonalny punkt z wieloma opcjami. Najgorsze jednak było to, że musiałem ręcznie wybrać datę płatności z kalendarza. W moim programie wybieram po prostu 7, 14, 30 albo 60 dni. A tu muszę liczyć, kiedy dokładnie mija 14 dni — irytuje się pan Marek.
Potem pan Marek musiał wpisać numer rachunku.
— Nie znam go na pamięć, więc znowu musiałem szukać i tracić kolejne minuty. A przecież fiskus zna numer mojego konta, mógłby podpowiedzieć opcjonalnie — komentuje.
Data płatności faktury wybierana jest z kalendarza
|
mf.gov.pl
Sprzedawca i nabywca
Dużym zaskoczeniem okazało się to, że system ponownie poprosił o podanie NIP‑u i adresu sprzedawcy.
— Wystawiam fakturę jako zalogowany, uwierzytelniony użytkownik. System wie, kim jestem. Kompletnie nie rozumiem, dlaczego muszę wpisywać NIP jeszcze raz, i nie mogę go nawet skopiować — mówi pan Marek. Na szczęście po jego uzupełnieniu, pozostałe dane adresowe system pobierze.
Na koniec KSeF poprosił o zaznaczenie, czy nabywca jest jednostką samorządu terytorialnego lub członkiem grupy VAT. Największa niespodzianka przyszła chwilę później.
— Proszę sobie wyobrazić, że po w trakcie wystawiania mogłem pobrać fakturę w formacie XML, ale nie mogłem zobaczyć jej wizualizacji, żeby sprawdzić, czy wszystko zrobiłem poprawnie. Podgląd faktury pojawił się dopiero na samym końcu — żali się pan Marek.
Brak podlgądu wizualizacji faktury
|
mf.gov.pl
Zaznacza jednak, że przed kliknięciem przycisku “wystaw fakturę” warto dokładnie wszystko sprawdzić. W razie pomyłki trzeba bowiem wystawić fakturę korygującą, na rozszerzonym formularzu.
Ostatni krok w wystaiwaniu e-faktury
|
mf.gov.pl
Wysłałem pierwszą fakturę do KSeF
W końcu udało mu się przejść przez wszystkie etapy i wysłać pierwszą fakturę do KSeF.
— Po kilkunastu sekundach system wygenerował numer KSeF faktury i dokument pojawił się na liście wystawionych — relacjonuje pan Marek.
Faktura w KSeF została wystawiona
|
mf.gov.pl
Aby ją zobaczyć, musiał więc przejść do “Listy faktur”. Z tego poziomu może pobrać zarówno e-fakturę w pliku XML, jak i jej wizualizację, wyglądającą jak dotychczasowe faktury.
Skoro pierwsza próba zakończyła się sukcesem, pan Marek postanowił sprawdzić proces jeszcze raz.
— Ale kiedy zobaczyłem, że muszę ponownie wpisywać wszystkie dane od zera, w tym pamiętać, jaki jest kolejny numer faktury, bo system nie nadaje automatycznie kolejnego numeru faktury, zrezygnowałem — podsumowuje.
Pierwsza e-faktura na liście faktur
|
mf.gov.pl
Gdy jednak z poziomu listy faktur, kliknie się w numer faktury, to wyświetli się jej wizualizacja i opcja “wystaw podobną fakturę” z tymi samymi danymi. To może ułatwić proces, jednak numer nowej faktury i tak trzeba wpisać ręcznie.
Wnioski. System działa, ale ma minusy
— System ruszył po północy i działa, ale ma minusy. W kilku miejscach mnie zaskoczył i rozczarował. 30 minut na fakturę to dużo, ale to była moja pierwsza faktura, i też kilka rzeczy musiałem sprawdzić. Zakładam, że z czasem nabrałbym większej wprawy — mówi pan Marek.
Rozumie, że system dopiero startuje, że to jest bardzo duże, trudne, skomplikowane przedsięwzięcie, ale jego zdaniem sam proces wystawiania faktury można było lepiej przygotować.
— Brakuje kilku ułatwień i jasnych, zrozumiałych podpowiedzi. Z perspektywy czasu uważam, że MF skuteczniej powinien zachęcać do korzystania z wersji testowej. To państwo mnie zmusza do korzystania z KSeF, dlatego powinno zaproponować narzędzie na miarę XXI wieku. A tu brakuje rozwiązań, które są standardem, w komercyjnych programach — kwituje pan Marek.
E-faktura w formacie xml
|
mf.gov.pl